Para garantir o crescimento de uma instituição escolar, é preciso pensar muito além das estratégias educacionais e da relação mantida entre pais, estudantes e professores. A gestão financeira de escolas está diretamente atrelada à qualidade pedagógica e ao desempenho dos estudantes no meio em que eles estão inseridos.

Nesse sentido, quando realizada com qualidade e competência, a gestão financeira evita que a escola sofra com problemas atrelados às finanças e que podem interferir na sua qualidade pedagógica e operacional. Agora imagine como seria lidar com problemas pedagógicos em uma instituição que tem como foco a prestação de serviços educacionais?

Desenvolvemos este post com o objetivo de orientar e trazer dados relevantes para os gestores escolares acerca dos principais aspectos atrelados à gestão financeira escolar. Vamos explicar a importância dessa ferramenta para o desenvolvimento da escola, os principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino sob a perspectiva financeira e os pilares que constituem um bom gerenciamento.

Ainda, você vai entender qual deve ser o foco da gestão financeira escolar, os benefícios obtidos a partir de um gerenciamento escolar correto, além de ter acesso a dicas de boas práticas que podem contribuir para alcançar resultados mais eficientes na sua estratégia financeira. Acompanhe!

Em que consiste a gestão financeira de escolas?

O foco principal das atividades de uma instituição escolar é o de transmitir conhecimento para os estudantes, agregando a eles informações e os estimulando a se tornarem indivíduos preparados para viver e contribuir para a sociedade.

Entretanto, assim como qualquer outra pessoa jurídica, é preciso levar em consideração que a instituição escolar também é um negócio e, como qualquer negócio, precisa lidar com questões envolvendo faturamento da escola, contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento dos professores, inadimplência, entre tantos outros desafios relacionados às finanças.

Nesse contexto, a gestão financeira compreende todos os processos administrativos vinculados ao  gerenciamento financeiro da organização. O seu objetivo é de assegurar eficiência, garantindo a regularidade das atividades, o planejamento de entradas e saídas e o cumprimento de todas as obrigações relacionadas ao pagamento de custos da escola.

Quais os principais desafios encontrados na gestão financeira escolar?

Antes de tratarmos especificamente dos desafios encontrados no gerenciamento financeiro das escolas, é importante contextualizar a situação do mercado de educação no Brasil. Ter acesso a estes dados é importante pois contribui para o processo de tomada de decisões dos gestores, que devem se basear em informações e estatísticas da macroeconomia e do seu mercado de atuação.

Hoje, no Brasil, apenas 21,7% do total de escolas são compostas por instituições que oferecem o serviço particular. Isso significa que a oferta de ensino público e gratuito é muito maior do que a oferta de serviço privado.

Se, por um lado, o número de escolas particulares é pequeno, a qualidade da educação nessas instituições se destaca. E esse é sem dúvida um dos pontos chave na decisão dos pais de colocar os seus filhos em uma instituição de ensino particular. Mas como escolher a melhor escola?

Hoje, as pessoas que optam pela educação privada têm recursos financeiros compatíveis com as demandas exigidas por esse mercado. O que acontece é que existe certo grau de competitividade entre as instituições de ensino, já que é possível encontrar diferentes escolas particulares em uma mesma cidade, com programas pedagógicos e estratégias educacionais diferenciadas.

Dentro da gestão financeira escolar, o desafio dos gestores está em identificar e antecipar as necessidades de mercado. Dessa forma, eles precisam pensar em oferecer ao seu público um plano pedagógico alinhado com a expectativa dos pais e estudantes, a oferta de professores qualificados e a cobrança de mensalidades que estejam em harmonia com o mercado e com o serviço educacional que está sendo oferecido.

Vale destacar que hoje o principal problema das escolas, sob a perspectiva financeira, está no planejamento financeiro e na gestão eficiente das entradas e saídas, na redução de custos, na inadimplência escolar e na busca de maior eficiência financeira para a organização. Todos esses aspectos se refletem no posicionamento e na imagem que a instituição transmite para o mercado.

Quais são os pilares que constituem um bom gerenciamento financeiro nas escolas?

São quatro os pilares de sustentação de um bom gerenciamento financeiro escolar eficiente: o controle de custos e despesas, as estratégias de cobrança, o controle de caixa e o planejamento financeiro. Falaremos um pouco mais sobre cada um deles a seguir. Acompanhe!

Controle de custos e despesas

Você sabe responder quais são os principais custos da sua instituição e se o capital de giro disponível hoje é suficiente para cobrir todas as obrigações financeiras da sua escola?

Mesmo que a instituição não apresente problemas financeiros, é importante que o gestor esteja atento ao capital de giro disponível, conhecendo os gastos, eliminando todos aqueles que forem desnecessários ou que podem ser otimizados a fim de reduzir o impacto financeiro nas contas da instituição.

Nesse contexto, a ideia é prestar atenção em todas as despesas secundárias da escola, como consumo de papel, uso de água, utilização de energia elétrica etc. Boas práticas visando minimizar os gastos com esse tipo de despesa contribuem significativamente para a eficiência financeira da escola.

Lembre-se, no entanto, de que é preciso ter atenção e realizar um bom planejamento quando é assunto é redução de custos. Considere que a prestação de serviços educacionais é um tema sensível e de grande responsabilidade, dessa forma, só devem ser cortados aqueles custos que não vão causar prejuízos para os alunos e para a processo pedagógico.

Outro aspecto que compõe o primeiro pilar é o controle das despesas. É imprescindível conhecer os custos fixos e variável da escola, com essa informação o gestor terá condições de calcular o valor mensal necessário para manter as atividades em funcionamento sem causar prejuízos para a qualidade do serviço prestado.

De forma geral, a folha de pagamento costuma representar a maior despesa das instituições escolares, por isso, o gestor deve dedicar uma atenção especial ao assunto, elaborando estratégias de adequação ao mercado e às necessidades dos seus colaboradores.

Estratégias de cobrança

O segundo pilar do gerenciamento financeiro diz respeito aos processos de planejamento e execução das cobranças. O mercado, de uma forma geral, precisa investir em metodologias de cobrança eficientes, tendo em vista que a inadimplência é problema que pode atingir qualquer setor do mercado.

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Com as instituições de ensino a situação não seria diferente, por isso, é necessário investir em estratégias que garantam bons resultados econômicos e que não causem prejuízo para a relação de confiança entre a escola e os pais.

Quando se trata de despesas escolares, é preciso ter consciência de que nenhum pai deixa de quitar um pagamento intencionalmente. Podem haver diversos fatores atrelados a esse atraso e a escola precisa entender a situação, buscando mecanismos que auxiliem o inadimplente a quitar com as suas obrigações.

Partindo desse pressuposto, fica mais fácil para o gestor escolar entender que a oferta de opções viáveis e que se adaptem às condições do inadimplente sempre é o melhor caminho para solucionar o problema.

O setor de cobranças deve estar preparado para lidar com a situação, tendo um treinamento específico na área jurídica. Além disso, é necessário que a instituição estabeleça diretrizes e processos de cobrança que devem ser organizados por meio de uma régua de cobrança.

Isso ajuda a padronizar procedimentos e traz mais efetividade e profissionalismo para as estratégias e rotinas do negócio.

Controle de caixa

O terceiro pilar de um bom gerenciamento financeiro escolar é o controle do fluxo de caixa. O registro de todas as entradas e saídas deve ser feito diariamente. A disciplina nessa organização faz toda a diferença no momento em que você for realizar o planejamento financeiro e analisar a situação econômica da sua instituição.

Os colaboradores devem estar preparados para realizar o fluxo de caixa, já que os recursos devem estar de acordo com o extrato bancário e as planilhas financeiras da organização.

Mantendo uma rotina sistemática de controle do caixa, o gestor terá elementos que lhe permitirão fazer comparativos de gastos mês a mês, o que vai impactar diretamente na análise da necessidade de eventuais cortes nas despesas e no gerenciamento da inadimplência.

O controle de fluxo de caixa pode ser feito manualmente ou por meio de sistemas específicos. Para avaliar qual é a melhor alternativa para a instituição, é preciso entender o negócio, suas particularidades e demandas que compõem o setor de finanças.

Planejamento financeiro

Por fim, o quarto pilar de sustentação de uma boa gestão financeira de escolas é o planejamento financeiro. Ele será o ponto de partida e a base estrutural das ações que serão adotadas no contexto econômico da instituição.

Todos os demais pilares citados estão atrelados ao planejamento, já que são as ações desenhadas por meio dele que vão garantir um controle mais eficiente dos recursos financeiros e uma gestão que garanta a lucratividade e permita o crescimento operacional da instituição.

Entretanto, é importante lembrar que o planejamento e o estabelecimento de metas não é suficiente para realizar mudanças dentro dos setores financeiros das escolas. Também é preciso acompanhar as ações e monitorar os seus resultados, isso vai ajudar a entender se as estratégias estão alinhadas com a organização e com aquilo que foi planejado inicialmente.

Ainda, o acompanhamento do orçamento e do capital de giro mostrará se as metas estão sendo alcançadas e, caso negativo, o que precisa ser feito para mudar. Em muitos casos, além do planejamento e do controle de gastos, o problema pode estar na gestão do pagamento das mensalidades escolares. Por isso, é importante estar atento e entender as particularidades de cada instituição.

Quais as boas práticas para uma gestão financeira realmente eficiente?

Como você pode perceber, a gestão financeira de escolas está atrelada a uma série de detalhes e procedimentos. Por isso, investir em conhecimento e especialização é imprescindível. Dessa forma, entre as boas práticas recomendadas pelos especialistas, está o uso da tecnologia. Sistemas de gestão são excelentes ferramentas para automatização e controle das finanças da instituição.

A tecnologia ajuda na otimização de tempo, liberando os colaboradores para a realização de outras atividades que precisam de conhecimento humano para a sua execução.

Outro aspecto relevante que merece destaque é que a tecnologia ajuda na gestão de toda a escola, uma vez que, por meio de sistemas integrados, o gestor terá condições de planejar o orçamento, estabelecer metas realistas e organizar os processos de forma mais alinhada com os dados gerados pela própria instituição.

Quais os benefícios obtidos a partir de um gerenciamento escolar correto?

Um gerenciamento financeiro escolar adequado resulta em dois benefícios principais. O primeiro deles é a segurança financeira. Com ela, a instituição estará preparada para lidar com os desafios que surgem diariamente no processo de gestão, tendo condições de cobrir eventuais imprevistos e manter a qualidade dos serviços prestados para os pais e alunos.

O segundo é a oportunidade de desenvolver e permitir um crescimento sustentável para a organização frente ao mercado educacional. Mesmo sabendo que a oferta de escolas particulares é baixa se comparada com a quantidade de escolas públicas existentes, o mercado educacional atende públicos diferentes e a competitividade entre as escolas é muito grande.

Assim, ao manter a estabilidade financeira, é possível garantir o desenvolvimento mercadológico da instituição, dando subsídios para que ela atenda cada vez mais alunos, oferecendo um serviço educacional de qualidade para a sociedade de uma forma geral.

Como você pode ver ao longo deste artigo, para realizar uma gestão financeira efetiva, é importante considerar os seus quatro pilares: o controle de custos e despesas, as estratégias de cobrança, o controle de caixa e o planejamento financeiro.

Investindo em expertise e boas estratégias de gestão, é possível manter a instituição de ensino com as contas em dia, evitando qualquer eventual problema financeiro que possa comprometer a qualidade do serviço que é prestado para a sociedade.

Você gostou deste artigo sobre gestão financeira de escolas? Então que tal melhorar o desempenho da sua instituição adotando estratégias de aperfeiçoamento do seu setor de finanças? Entre em contato com a Travessa Educacional e descubra como podemos ajudar você.