O sucesso dos processos socioeducacionais requer das instituições a capacidade de articular múltiplos fatores. Para garantir um ensino de qualidade, formar cidadãos com as habilidades/competências necessárias e cumprir seu papel social, a escola precisa ser capaz de tomar decisões acertadas em todas as suas esferas (pedagógica, administrativa, financeira, recursos humanos etc.). Nesse cenário, nada mais importante que prestar atenção à gestão educacional.  

Gerir corretamente todos os processos significa utilizar os dados para diminuir a evasão de alunos, otimizar a captação, reduzir os problemas jurídicos, aumentar o desempenho pedagógico e financeiro. Entretanto, não basta que a instituição tenha os relatórios gerenciais à disposição. É preciso saber como interpretá-los para garantir a solução dos problemas e alcançar os resultados desejados.

Você sabe por que a gestão educacional é tão importante? Quer saber como interpretar os relatórios gerenciais? Confira a seguir!

Importância da Gestão Educacional

A gestão educacional é a grande responsável por motivar a equipe e sintonizá-la aos objetivos da instituição, fornecer as orientações necessárias aos resultados, possibilitar o foco na qualidade do currículo e na participação dos pais para promover um ensino de excelência. Para que tudo isso seja possível, ela é dividida em 6 pilares principais.

Cada uma das bases gerenciais funciona em conexão e sintonia com as demais, a fim de proporcionar a autonomia e o êxito das diferentes esferas da instituição. Veja quais são os pilares do gerenciamento educacional:

  • administrativo;
  • financeiro;
  • pedagógico;
  • recursos humanos;
  • comunicação;
  • gestão de eficiência e tempo dos processos.

Desse modo, cada segmento da gestão pode produzir diversos relatórios gerenciais. Além disso, os documentos não se limitam a essas bases. Em alguns casos, também é possível construir outros tipos de relatórios para analisar problemas específicos e superar os desafios da gestão escolar.

Como interpretar os relatórios gerenciais   

Interpretar corretamente os dados dos relatórios permite à instituição tomar as melhores decisões, resolver os impasses e construir um planejamento estratégico adequado ao contexto escolar. Veja como fazer isso de maneira eficiente.

Foque no problema

Um dos objetivos da gestão educacional é resolver problemas, não é mesmo? Os relatórios gerenciais oferecem diversos dados. Para interpretá-los da melhor maneira, o ideal é se concentrar apenas nas informações pertinentes à solução.

Ou seja, foque no problema a ser resolvido, verifique quais são as suas causas concretas e construa soluções possíveis em curto, médio e longo prazos. Com os dados em mãos, selecione apenas aqueles que são relevantes ao momento e explore, inclusive, as suas minúcias.

Garanta a objetividade

Ir direto ao ponto economiza tempo e recursos. Em alguns casos, os relatórios gerenciais não são sucintos e objetivos, nem apresentam os dados de maneira clara. Por isso, ao buscar uma informação, vá direito ao documento do seu interesse e dê preferência àqueles resumidos e de fácil interpretação.

Muitas vezes, as informações podem ser encontradas em diferentes relatórios (documentos detalhados que apresentam toda a metodologia ou são reservados às auditorias). Opte pelo mais simples para otimizar a análise. 

Busque os melhores indicadores

Interpretar os KPIs (Key Performance Indicator ou indicador-chave de desempenho) é essencial. Eles são utilizados nas mais variadas áreas do planejamento estratégico da instituição e ajudam a traçar as diretrizes a serem seguidas de forma micro e macro.

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Cada indicador tem sua importância. O ideal é ter um sistema que ofereça relatórios precisos e de fácil acesso e interpretação. Quando isso não é possível, o melhor caminho é interpretar as informações em etapas e estabelecer as possíveis correlações necessárias à superação de cada problema.   

Dedique-se às informações relevantes

No contexto educacional, algumas informações quantitativas e qualitativas precisam ser interpretadas e revistas com frequência para oferecer à direção e aos colaboradores um panorama do desempenho da instituição. Entre elas, estão:

  • taxas de inadimplência;
  • evolução das matrículas e rematrículas;   
  • número de evasão para outras escolas;
  • dados relacionados ao controle orçamentário (fluxo de caixa);
  • gestão dos custos (documentação dos gastos, realocação de recursos, investimentos, dentre outros);
  • prestação de contas;
  • desempenho de professores, de alunos e de outros profissionais.

Mantenha a frequência da análise

Diversas variáveis podem influenciar nos resultados do relatório gerencial: época do ano, situação socioeconômica e política do país, bem como particularidades da região onde a escola está instalada.

Para não cometer equívocos, fazer uma interpretação acertada dos dados e identificar as reais causas de um problema, é necessário prestar atenção a algumas especificidades. Isso quer dizer que é indispensável reservar um tempo exclusivo para a análise dos relatórios gerenciais.

A frequência pode ser estabelecida de acordo com a disponibilidade do gestor e das necessidades da instituição. Além de visitar os dados quando necessário, pode ser interessante delimitar uma rotina de verificação dos documentos a cada semestre e ano.

Manter a frequência de acompanhamento das informações é uma ótima maneira de construir referenciais comparativos baseados em dados concretos, conservar o bom funcionamento da escola, assegurar o crescimento e as melhorias necessárias a cada momento.

Entretanto, gerar e interpretar os relatórios, assim como encontrar as soluções necessárias ao desenvolvimento da instituição, não é uma tarefa fácil. Por esse motivo, cada vez mais, a consultoria vem se tornando uma grande aliada das escolas.

Investir em um time de especialistas em gestão escolar que oferece serviços abrangentes (da análise da situação atual à elaboração e implantação da estratégia institucional) faz toda a diferença.

A Travessa Educacional, por exemplo, além de contar com experiência na área, oferecer suporte tecnológico humano e ter conhecimento da realidade escolar, disponibiliza consultoria e mentoria profissional para promover a formação de lideranças e docentes, auxiliar na construção da grade curricular e desenvolver soluções financeiras e jurídicas.

Vale lembrar que a profissionalização da gestão escolar aumenta a qualidade de todas as operações. Com isso, os processos, rotinas e procedimentos da instituição se desenvolvem de maneira eficaz. Quanto mais alinhadas e unificadas forem as estratégias e as atuações dos profissionais, maiores as chances de sucesso.

Como você pôde perceber, os relatórios gerenciais têm papel importante na gestão educacional. Muitas vezes, saber como interpretá-los corretamente garante que a instituição possa continuar suas atividades e oferecer aos alunos, pais e funcionários as melhores condições.

Ficou com alguma dúvida sobre os relatórios gerenciais? Quer saber mais sobre a gestão educacional? Entre em contato conosco!