Quando o assunto é finanças, os gestores pensam em uma palavra: solução. Sabendo disso, montamos um conteúdo que indica os documentos e processos que precisam fazer parte da rotina das Instituições de Ensino para otimizar a sua organização financeira.

Algumas dicas podem parecer óbvias, mas ainda assim indispensáveis para o bom andamento do trabalho e para atingir melhores resultados.  Continue a leitura e confira mais sobre o assunto.

Instituições de ensino também são empresas

Às vezes é difícil manter o controle sobre todas as etapas que a educação exige, pensar em atrativos, desenvolver um plano pedagógico, adaptar materiais e até mesmo reformar espaços. Mas além disso, também é preciso saber controlar a gestão financeira. Para facilitar, é possível contar com parceiros que auxiliam na solução de problemas. Um sistema de gerenciamento escolar propõe muito mais do que controle sobre as etapas, pois também organiza, disciplina e melhora a rotina e a saúde financeira da instituição.

O primeiro passo para quem quer e precisa se organizar é pensar no controle financeiro do seu negócio. Para isso, é importante levar em conta o público, o mercado e a concorrência. Entenda melhor as dores dos seus clientes, mapeie as dificuldades da sua instituição e avalie os planos para o futuro, os investimentos necessários e quais os objetivos a curto, médio e longo prazo.

É preciso ter clareza da administração dos recursos, sabendo exatamente do que o caixa da instituição dispõe e quais são as dificuldades que a gestão pode encarar por não conseguir fechar o mês fora do vermelho.

Para isso, aposte em um planejamento anual. Faça a relação dos custos fixos e das despesas ocasionais, como manutenções não previstas (problemas de infraestrutura podem ser emergenciais). Feito isso, comece a organizar o fluxo de caixa, busque manter sempre atualizado o seu controle financeiro, registrando todas as entradas e saídas de recursos. Mantenha seu balanço em dia e seja prudente na hora de organizar os gastos. Além disso, ter esse planejamento ao longo do ano auxilia também na hora de fazer a demonstração dos resultados do exercício (DRE).

Consultoria educacional

Um caminho para colocar a gestão financeira das instituições de ensino em ordem é optar pela ajuda especializada. Para isso, contar com o apoio de uma consultoria educacional é primordial. Além de organizar o pedagógico, a consultoria apresenta outras soluções, como as indicações de ferramentas, sistemas e processos gerenciais que vão melhorar a sua gestão.

Esse é o caso da Travessa Educacional, que atua com uma consultoria especializada e conta com profissionais com mais de 30 anos de mercado. Os planos de atuação da Travessa são desenhados conforme a necessidade de seus clientes, identificando os pontos que são estruturais para uma mudança benéfica na administração financeira. Além disso, a consultoria oferece uma parceria com o sistema de emissão de cobranças Wide Pay, um facilitador de pagamentos que é especialista em cobranças recorrentes.

A Travessa tem experiência em análise de gerenciamento e utiliza como base a excelência, prezando pela qualidade e eficiência. A partir dos parâmetros da ISO 9001, a consultoria leva para as mantenedoras, escolas e diversas instituições de ensino uma nova forma de olhar para a gestão do negócio.

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São diferentes etapas analisadas, mapeadas e organizadas para a implantação de procedimentos que farão parte da rotina da instituição, proporcionando uma organização mais assertiva e direta. Alguns passos importantes incluem a orientação sobre todos os processos que a instituição deve adotar ou aprimorar.

A consultoria com base nos parâmetros da ISO 9001 proporciona às instituições uma operação mais funcional. Para isso, o trabalho inclui a idealização do passo a passo de cada etapa de todas as áreas da instituição. Com base nisso, é feita a criação do manual dos procedimentos e dos indicadores de qualidade. Assim, a escola passa a se orientar pelos parâmetros de qualidade, otimizando as suas práticas. A consultoria é realizada num período de 6 meses e, após, é feita uma auditoria a cada 3 meses.

A tecnologia como aliada

A partir da análise e acompanhamento constante das instituições de ensino, é possível identificar que, por vezes, a gestão e a emissão de cobranças acabam sendo realizadas de forma pouco automatizada, o que gera um gasto de tempo e, consequentemente, uma perda de recursos considerável.

Para melhorar esse processo é necessário adotar algumas práticas mais tecnológicas. A começar pela emissão de cobranças que, por ser recorrente, pode exigir muito tempo e foco da gestão, quando o processo pode, e deve, ser automatizado. Por isso, é importante avaliar soluções nesse sentido.

Em casos de instituições que não dispõem de um contrato atrativo com um banco, é possível fazer a contratação de um mediador na emissão de boletos. Nesse caso, o Wide Pay facilitador de pagamentos é um aliado do empreendedor, já que o sistema faz a emissão de boletos e carnês de forma gratuita e só cobra pelos que forem quitados, dispondo de planos fixos e acessíveis de compensação.

Além disso, o facilitador oferece um atendimento humanizado e qualificado, disponível de segunda a sábado. Além disso, o Wide Pay também oferece a modalidade de automatização de arquivos de remessa e retorno dos boletos bancários, o que reduz o tempo gasto em um trabalho burocrático. Por isso, o Wide Pay é um parceiro da Travessa, já que se torna um sistema essencial para as instituições que adotam processos mais efetivos.

Serviços com base na qualidade

Além de parceiros, a Travessa Educacional e o Wide Pay Facilitador de Pagamentos são empresas que oferecem soluções para quem busca um melhor desempenho para a sua instituição de ensino. Com a experiência da Travessa Educacional, os atrativos são potencializados e os problemas solucionados, tudo a partir de passos simples, com muita resiliência e capacidade de inovação dos processos.

Junto com um aliado como o Wide Pay, fica muito mais fácil otimizar o financeiro das instituições de ensino e colocar em prática todas as etapas do manual de processos dos indicadores de qualidade. Fale com o Wide Pay e saiba mais sobre os serviços voltados para a área da educação.