A gestão de fluxo de caixa compõe todos os aspectos do planejamento financeiro, permitindo que o diretor tenha uma visão ampla da situação atual e futura da escola. Ou seja, com o fluxo é possível antecipar necessidades de recursos e materiais, fazendo o correto acompanhamento de todas as entradas e saídas. 

Na realidade, os indicadores são essenciais para fornecerem os resultados da instituição educativa, pois com eles é possível ter informações claras e que facilitam a análise da movimentação orçamentária.

Para isso, é preciso ter um controle rígido sobre o faturamento, entendendo quais são os setores que precisam de mais investimento. Ficou interessado sobre o assunto? Continue acompanhando e veja o conteúdo que preparamos sobre gestão de fluxo de caixa.

O que é gestão de fluxo de caixa?

A gestão de fluxo de caixa é uma excelente ferramenta para diagnosticar as finanças em períodos determinados, apresentando as melhores formas de circular o dinheiro dentro da instituição escolar. Contando com boas práticas de gestão, é possível compreender quais as quantias recebidas e as obrigações com fornecedores e funcionários, por exemplo.

Portanto, tendo um gerenciamento eficaz, o diretor tem um controle consistente sobre todas as entradas e saídas de dinheiro da escola, sabendo quais são as contas a serem pagas e o valor que deve ser recebido dos pais dos alunos. 

Para fazer a gestão escolar da melhor maneira, é preciso registrar todas as movimentações, que podem ser feita de forma manual ou por meio de sistemas automatizados. 

Qual a importância da gestão de fluxo de caixa?

Manter o registro e acompanhar o fluxo de caixa é uma tarefa de grande importância para as instituições de ensino. A secretaria tem a possibilidade de pagar as contas em dia, identificando todos os pagamentos que devem ser feitos e seus prazos.

Isso também permite que a escola identifique se existem débitos, facilitando a cobrança de pais inadimplentes.Além do mais, o planejamento financeiro também demonstra o lucro e os resultados, evitando erros na gestão que podem levar a prejuízos.

Em alguns casos, ele pode ser utilizado até mesmo para verificar se existem desvios de dinheiro. Assim, contando com os dados, a equipe educativa tem a possibilidade de analisar a veracidade de todas as informações de ordem bancária.

O diretor pode tomar melhores decisões em relação à infraestrutura da escola, definindo a quantia adequada para atender aos objetivos e necessidades do processo de ensino como um todo. Fazer a gestão de fluxo de caixa é uma maneira bastante estratégica para realizar as tarefas com precisão e total segurança. 

Como fazer a gestão de fluxo de caixa?

Realizar a gestão financeira é fundamental para manter a escola funcionando da melhor forma, mas para além disso, a ação deve ser eficiente para que as contas sejam organizadas de modo a evitar problemas orçamentários. Portanto, a partir do controle de informações e do desenvolvimento de algumas táticas, é possível manter o caixa estável e impedido de sofrer prejuízos.

Veja, a seguir, dicas valiosas para fazer a gestão de fluxo de caixa adequadamente, aumentando, com isso, a eficácia do trabalho da secretaria.

Registro, monitoramento e análise

Por meio do registro, monitoramento e análise do caixa, é possível ter em mãos todos os dados referentes aos valores que entram e saem da escola, como contas de manutenção, pagamento de funcionários, débitos, entre outros. Cada verba deve ser devidamente identificada para evitar troca de informações entre os diferentes setores da instituição de ensino.

Identificação de problemas e potenciais riscos

Acompanhando constantemente o fluxo de caixa é possível identificar problemas e potenciais riscos para as finanças. Por exemplo, é possível verificar a quantidade de devedores, se existe desperdício de recursos, se os investimentos estão dando resultados positivos e, ainda, se as estratégias foram bem-sucedidas em determinado período.

Assim, o diagnóstico é fundamental para que o diretor reveja ou fortaleça ações dentro da escola, impedindo até mesmo prejuízos a longo prazo.

Abertura e fechamento de caixa

A prática diária de abertura e fechamento do caixa é imprescindível para saber quanto capital a escola começa o dia e com quanto ela termina. Ou seja, é possível verificar os períodos de maior custo e elaborar um planejamento adequado para que o orçamento supere dificuldades em épocas de baixa matrícula escolar.

Estabelecimento de parâmetros confiáveis

O diretor deve estabelecer parâmetros confiáveis para realizar as projeções financeiras da instituição de ensino, tendo informações verídicas e compatíveis com a realidade. Para isso, pode-se comparar o desempenho obtido em períodos anteriores com o atual, conseguindo ter um melhor controle mensal do fluxo de caixa e prever os custos médios da escola.

Definição de objetivos

Do mesmo modo, é fundamental definir objetivos para orientar os processos de decisão e, também, para ter uma maior organização orçamentária.

Com isso, a direção entende como os investimentos impactam o caixa da instituição escolar, quais são as projeções e os resultados, além de saber exatamente quais são os valores necessários que precisam ser honrados para custear o funcionamento do espaço educativo.

Quais são as melhores práticas para fazer a gestão de fluxo de caixa?

Para otimizar ainda mais o fluxo de caixa e ter o controle de todos os documentos, o mais indicado é adotar uma ferramenta que seja de fácil manuseio, como uma planilha ou um software específico de gestão financeira.

No entanto, algumas boas práticas também podem ser tomadas pela secretaria para tornar o planejamento mais eficiente. Veja quais são as principais:

Acompanhar os investimentos

O primeiro passo é manter o acompanhamento dos investimentos para verificar a evolução dos projetos da escola. Isso faz com que o diretor consiga identificar e corrigir inconsistências e, também, reconhecer oportunidades que geram crescimento.

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Ao adotar novas metodologias e ferramentas, por exemplo, a instituição de ensino deve analisar o retorno obtido e verificar se a equipe de trabalho lida bem com a implementação das mudanças.

Manter o controle financeiro

Do mesmo modo, não basta apenas planejar, é preciso ter o controle periódico do orçamento para seguir com as estratégias e, ainda, revisar as ações que já foram tomadas. Assim, caso o caixa não for executado conforme o planejado, a secretaria pode entender quais fatores geram o problema e se impactarão o futuro da escola. 

Investir na gestão e na otimização do fluxo de caixa são alternativas valiosas para conseguir reverter tais situações e desenvolver mais eficiência no aspecto financeiro como um todo.

Fazer um bom planejamento orçamentário

Contando com um bom planejamento orçamentário, é possível analisar com mais detalhes quais são os valores disponíveis para cada setor mensalmente e ainda, identificar pontos de melhoria para reduzir gastos. Tudo isso torna o fluxo de caixa mais fluído e rentável, pois identifica-se todas as despesas e receitas, assim como os resultados esperados. 

Atualizar as informações diariamente

Informações erradas ou desatualizadas podem acabar oferecendo problemas no momento de analisar o fluxo de caixa. Para isso, é preciso estar atento quanto aos números que são incluídos nos relatórios e ter atenção total para não confundir os valores de recebimentos e pagamentos.

Assim, o mais indicado é atualizar as informações diariamente, identificando e registrando os dados corretamente sempre que houver qualquer tipo de alteração nas finanças.

Acompanhar a movimentação dos recursos

Ter uma rotina de organização e acompanhamento da movimentação dos recursos também é imprescindível para obter projeções mais exatas e reais. Isso porque, a falta de registro das entradas e saídas pode provocar erros no orçamento e comprometer todo o fluxo de caixa da escola. Portanto, para que o sistema funcione adequadamente, todo tipo de movimentação, por menos que seja, precisa ser descrito.

Quais erros de gestão de fluxo de caixa devem ser evitados?

O diretor deve ter em mente que a correta gestão das finanças é essencial, até mesmo para a própria continuidade da instituição de ensino. Mesmo assim, quando falta informação e um plano estratégico, a equipe escolar pode acabar cometendo erros fatais para o correto funcionamento de seus serviços.

Para contornar a situação e evitar prejuízos, veja a seguir quais são as principais práticas que devem ser evitadas.

Lançar valores incorretos

O orçamento pode ser diretamente impactado quando ocorre o lançamento de valores que ainda não entraram ou não saíram do caixa. Em pagamentos de contas a prazo, por exemplo, é preciso realizar as saídas de acordo com a data de desembolso do dinheiro, que só acontece quando o dinheiro efetivamente sai da escola.

Não categorizar as contas

É fundamental categorizar e gerenciar corretamente as despesas da instituição de ensino, preferencialmente com a ajuda de uma planilha ou software. Assim, é possível fazer a divisão das contas em categorias e entender melhor como os gastos estão sendo divididos e como está sendo sua evolução. A categorização também é excelente para tomar decisões mais inteligentes e eficazes, identificando se determinados serviços podem ser terceirizados e quais setores exigem mais investimentos.

Desconsiderar o fluxo de caixa como ferramenta gerencial

Outro erro bastante comum é desconsiderar o fluxo de caixa como uma ferramenta gerencial. Até porque, ele serve para que o diretor possa decidir onde alocar os recursos e para tomar medidas preventivas, caso seja necessário. Sem as projeções, o orçamento pode apresentar falhas e impedir a mensuração dos resultados da escola.

Deixar de estabelecer um indicador financeiro

Os indicadores de desempenho financeiro oferecem as devidas condições para avaliar cada etapa do fluxo de caixa. Eles podem dar informações úteis também em relação ao aumento da receita, da maximização de utilização dos recursos, além de índices de crescimento dos investimentos. 

Não lançar toda a movimentação

A equipe responsável pelo orçamento deve lançar toda a movimentação das entradas e saídas, por menores que sejam. Portanto, independentemente do valor, tudo deve ser registrado corretamente para que a direção tenha uma visão abrangente da situação da escola e elabore, com isso, modificações ou alterações necessárias.

Quais ferramentas usar para fazer a gestão de fluxo de caixa?

O controle do caixa escolar, assim como em qualquer outra empresa, deve ser feito de maneira rigorosa. Isso porque, é possível acompanhar o fluxo financeiro e garantir que o crescimento ocorra de forma sustentável, além de entender como investir da melhor forma no desenvolvimento estrutural e pedagógico.

A instituição de ensino que não toma tais ações corre altos riscos de perder dinheiro e, no pior dos casos, sofrer falência. Atualmente, é possível fazer a gestão por meio de ferramentas que simplificam a administração do que entra e sai da escola, tornando possível a otimização dos custos e a garantia de mais economia.

A seguir, separamos algumas opções de recursos que podem ser implementados na gestão financeira.

Planilhas

As planilhas são métodos eficientes e simples de manter os dados do caixa escolar atualizados. Na internet, por exemplo, é possível encontrar versões editáveis e que atendem a diferentes necessidades, mas nada impede que a instituição de ensino também crie o seu próprio modelo de controle. 

Softwares

Outra alternativa é utilizar softwares que oferecem funcionalidades intuitivas e de fácil manuseio para os usuários. A ferramenta pode ser interessante sobretudo para as escolas que não podem investir muito e que buscam por mais facilidade em seus processos financeiros.

Sistemas para emissão e controle de boletos

Os sistemas voltados para a emissão e controle de boletos são indicados para fazer o lançamento e manter o controle do caixa escolar. Por meio deles, é possível conferir se os boletos foram emitidos ou pagos e, ainda, verificar quais estão vencidos e próximos da data de pagamento.

Além disso, torna-se mais simples verificar inadimplência no pagamento das mensalidades, das contas e, também, obter informações da situação das despesas como um todo. 

A correta gestão de caixa é imprescindível para administrar da melhor forma as finanças da escola. Ela permite diversas facilidades e torna os processos mais confiáveis e seguros para toda a comunidade escolar. Com isso, certamente a direção alcançará bons resultados, e conseguirá prever, de forma precisa, as movimentações necessárias para alcançar a estabilidade orçamentária. Consequência, aumento de rentabilidade.

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