Manter um bom controle de cobranças é imprescindível ao sucesso de todo empreendimento educacional. Independentemente do porte da instituição, é a mensalidade dos alunos que assegura a receita e a solidez do negócio.

Nesse contexto, o departamento financeiro deve priorizar medidas que garantam um fluxo constante de pagamentos. Igualmente importante é buscar formas mais eficazes de combater atrasos e reduzir inadimplências.

Listamos algumas estratégias para auxiliar a gestão de sua escola nesse novo ano. Veja como estabelecer ações que favoreçam o controle de cobranças para que o orçamento da escola não seja prejudicado. Boa leitura!

Por que investir na organização financeira é essencial à segurança dos negócios?

Ter um controle mais efetivo sobre os pagamentos das mensalidades é um dos aspectos determinantes para a saúde financeira da sua escola. Afinal, a solidez de seu negócio depende dessas entradas para se manter ativo e enfrentar a concorrência com mais segurança.

É preciso garantir meios de investir em recursos educacionais como novas tecnologias, infraestrutura, equipamentos, materiais educativos, capacitação e qualificação profissional, por exemplo.

Na verdade, fazer um controle de cobranças eficiente e planejar um orçamento conforme a receita das mensalidades escolares não é uma tarefa simples. Em um momento de instabilidade financeira, os pais ou responsáveis podem optar por formas de pagamento diferentes.

Nesse caso, a gestão necessita estar preparada para administrar essas eventualidades e propor medidas para contorná-las. Porém, isso exige um acompanhamento financeiro ainda mais eficaz, pois a inadimplência é uma realidade que pode afetar qualquer instituição de ensino.

Por isso, a gestão deve acompanhar os casos de inadimplência mais de perto: compreender a situação e negociar valores é importante, mas é sempre bom estabelecer prazos para que a questão seja resolvida. 

Como tornar o controle de cobranças mais eficiente?

Listamos algumas estratégias que podem ser eficazes no controle de cobranças. Veja quais são!

Mantenha a lista de matriculados atualizada

Uma medida simples e interessante é a elaboração de uma lista completa com o nome de todos os alunos pagantes. Inclua nessa lista a data de vencimento, o valor da mensalidade, a forma de pagamento escolhida e o contato do responsável pelo pagamento.

Com esses dados bem organizados é possível acompanhar os possíveis atrasos nos pagamentos e contatar o responsável. Estabeleça um prazo máximo para efetuar o primeiro contato de cobrança.

Às vezes, o atraso pode ter sido mero esquecimento e não necessariamente falta de compromisso financeiro com a escola. Por isso, a elaboração dessa lista é fundamental. Mantê-la atualizada também é importante para saber a previsão dos valores que a escola terá para receber.

Defina formas de pagamento claras

As formas de pagamento devem ser claras e conforme as regras estabelecidas no contrato de matrícula. No entanto, é imprescindível manter um bom relacionamento com os pais ou responsáveis e, por meio de um diálogo aberto, explicar a importância da assiduidade nos pagamentos das mensalidades.

É importante também oferecer possibilidades como cheque e cartão de crédito. Tais opções são formas de evitar atrasos e inadimplências que possam comprometer o orçamento da escola.

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Procure definir uma data limite para pagamentos: seja flexível, respeite a conveniência dos pais ou responsáveis, mas deixe as normas bem claras.

Utilize estratégias de descontos progressivos

Muitas instituições também adotam alternativas de descontos progressivos, o que é essencial para incentivar o pagamento antecipado das mensalidades. Você pode propor estratégias como oferta de descontos maiores para quem pagar adiantado.

Desse modo, quem quiser antecipar o pagamento da mensalidade obtém a vantagem de pagar valores menores. Para ser leal com quem aderir a ideia, convém estabelecer cobrança de juros para quem não pagar em dia. Essa prática é excelente para incentivar os pais a manter os compromissos em dia com a instituição.

Crie uma régua de cobrança

A gestão deve priorizar medidas para ajudar o time de cobranças na organização e no planejamento das investidas, e conforme o prazo decorrido depois da data de vencimento.

Criar uma régua de cobrança significa estabelecer critérios de lembretes do atraso da mensalidade. Por exemplo: após três dias de vencimento fazer contato via telefone; depois de sete dias, enviar SMS ou e-mail, e assim por diante.

Vale destacar a importância de deixar claro no contrato que se houver 30 dias de atraso na mensalidade, cabe à escola o direito de protestar o título em cartório ou mover uma ação de cobrança judicial.

Uma das vantagens da régua de cobrança é facilitar — e padronizar — o trabalho dos colaboradores, sem que eles precisem avaliar cada caso separadamente. Por meio desse direcionamento a equipe pode agilizar o controle das cobranças e otimizar a execução das tarefas.

Controle as taxas de cobranças

Todo empreendimento tem custos de emissão de boletos bancários ou para receber pagamentos mediante a utilização de cartões. Há diversas taxas geradas pelo uso dos cartões de débito e de crédito.

Essas taxas são cobradas para cobrir as despesas com a administradora do cartão, pelo aluguel da máquina POS, pelo uso da conexão com a internet etc. Além do mais. a emissão de guias bancárias registradas também implica no pagamento de taxas bancárias.

Em princípio, o valor dessas tarifas pode parecer irrisório. No entanto, quando o custo final é avaliado percebe-se um impacto nas contas da escola. Mediante isso, o controle de cobrança deverá reverter essas tarifas para o pagador, a fim de evitar despesas extras com esses serviços.

Como a consultoria educacional pode auxiliar nesses processos?

Nos dias atuais, a sustentabilidade de uma instituição de ensino excede a responsabilidade que envolve o processo de aprendizagem e a interação entre professor e aluno.

Por isso, assegurar mais qualidade à gestão financeira das escolas é tão relevante quanto acompanhar o trabalho da equipe pedagógica e o desempenho individual dos estudantes.

Manter uma gestão financeira competente, organizada e responsável é um dos aspectos mais relevantes para evitar futuros problemas de capital de giro, por exemplo. Quando há essa preocupação com o planejamento, o orçamento fica mais equilibrado e o trabalho flui com mais tranquilidade.

Mas nem todos os gestores de escola conseguem realizar esse trabalho sozinho. Por isso, buscar alternativas como uma boa consultoria educacional pode ser a solução mais viável para efetivar o controle de cobranças, equilibrar as contas e fortalecer o negócio.

Agora que você já sabe como melhorar seu controle de cobranças, entre em contato com a Travessa Educacional e conheça nossas soluções em consultoria!