O processo de tomada de decisão pode ser desafiador. No ambiente escolar então, nem se fala! Isso porque, lidar com pessoas não é das tarefas mais fáceis, ainda mais em uma rotina repleta de tarefas, prazos e metas preestabelecidas.

Ainda assim, é totalmente possível readaptar estratégias e descomplicar esse processo para que ele seja feito sempre da forma mais efetiva, trazendo os melhores resultados para todos os envolvidos.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo sobre o que você precisa saber sobre o tema. Boa leitura!

O que é o processo de tomada de decisão?

A tomada de decisão é um processo mental que envolve a parte cognitiva racional e emocional de uma pessoa. É também algo que fazemos o tempo todo, seja de forma consciente, seja de forma automática, instintiva. Trata-se de escolher a melhor opção entre tantas outras alternativas.

No entanto, quanto mais ponderado e lógico for esse processo, melhores serão os resultados obtidos por ele. Isso porque, quando analisamos uma situação pelo ponto de vista analítico, a tendência é que as decisões inerentes sejam tomadas com foco nas opções que favoreçam o maior número de pessoas.

Qual a importância do processo de tomada de decisão na escola?

Como cada decisão que tomamos influencia diretamente nossos resultados, bem como todo o ambiente no qual estamos inseridos, podemos concluir o quão importante é ter um entendimento claro sobre o que é o processo de tomada de decisão e como fazê-lo de maneira eficiente.

Dessa forma, conseguimos melhorar nosso ambiente profissional e os relacionamentos interpessoais, o que influencia também, em um maior equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, aumentando o grau de importância que fazer as melhores escolhas tem em nossas vidas.

Para que fique ainda mais fácil entender esse conceito, nas próximas linhas vamos discorrer sobre quais são as melhores práticas, ferramentas, bem como alguns erros cometidos por grande parte das pessoas durante esse processo. Acompanhe!

Quais as melhores práticas sobre tomada de decisão?

O processo de tomada de decisão é feito em três etapas: prospecção, concepção e decisão. Dessa forma, a ideia é maximizar a possibilidade de acerto e minimizar a porcentagem de erro, já que não é possível acertar com 100% de exatidão quais serão os efeitos de uma escolha. Podemos apenas prever possibilidades.

Sendo assim, o objetivo estabelecido, nesse caso, não deve ser a procura pela solução ideal, mas pela mais satisfatória. É busca por aquela que apesar de todos os fatores envolvidos no processo, pode proporcionar os resultados mais positivos para a gestão escolar como um todo.

Para isso, podemos adotar algumas práticas em nosso dia a dia, que facilitem a tomada de decisão de forma mais natural. São elas:

  • documente todos os sistemas, estratégias e processos relacionados à rotina escolar;
  • incentive a capacitação profissional dos colaboradores a fim de minimizar os riscos com problemas relacionados ao preparo técnico dos profissionais;
  • crie ou contrate uma equipe específica para a prevenção e identificação de problemas, bem como para a implantação de estratégias de melhoria contínua, entre outras.

Como implementar um processo de tomada de decisão na escola?

Essas práticas, quando aplicadas no dia a dia escolar, permitem que todas as vezes em que a tomada de decisão for necessária, ela possa ser feita com base em informações reais e confiáveis, o que permite maior possibilidade de êxito em sua aplicação.

Veremos, a seguir, uma sugestão simples e objetiva para a implementação do processo:

Defina o problema

Sem a definição do que é de fato um problema e de que forma ele impacta a rotina escolar, fica impossível encontrar uma solução para ele. Sendo assim, esse é o primeiro passo para tomar boas decisões.

Para essa etapa do processo, a observação é fundamental. Além disso, também é necessário trabalhar a inteligência emocional para conseguir manter o distanciamento necessário, de forma que o problema não se torne ainda maior.

Colete informações

Em seguida, colete as informações necessárias a fim de entender o real impacto que esse problema causou ou vai causar caso não seja solucionado a tempo, como: potencial de prejuízo financeiro, urgência e prazos necessários para a sua resolução. Veja algumas boas opções para esses casos:

  • fazer reuniões com os colaboradores ou líderes responsáveis pelo setor no qual o problema ocorreu;
  • manter relatórios de desempenho de colaboradores e sistemas utilizados no ambiente escolar para rápida verificação;
  • oferecer e solicitar feedbacks sempre que necessário, entre outras.

Identifique alternativas

Com todos os dados relacionados ao problema documentados, chega o momento de identificar possíveis alternativas para a sua resolução. Não é para colocar nenhuma ação em prática, apenas para listar o maior número de possibilidades que possam ajudar a resolver o problema.

Reúna os envolvidos em sessões de brainstorming ou em grupos distintos de trabalho, ouvindo com atenção às sugestões que sairão dessas reuniões, para que só então, essas ideias possam se transformar em um plano de ação.

Escolha uma solução

Esta etapa marca o fim do planejamento e o início da ação. É o momento de conectar tudo o que foi documentado anteriormente e criar uma estratégia baseada em dados. Dessa forma, aumentamos as chances de sucesso do processo. Mas como escolher apenas uma entre tantas opções? A resposta é mais simples que parece, olha só!

Tenha em mente que, independentemente de sua sua escolha, sempre será possível reavaliar a estratégia criada, incluindo ou excluindo ações. Com esse pensamento, o receio de ter escolhido a opção errada diminui e a pressão também.

Ou seja, analise os dados, bem como as vantagens e desvantagens de cada uma das ideias sugeridas e escolha uma delas para a criação de um plano de ação. No entanto, não “abandone” de vez as outras possibilidades, que podem — ou não — ser incluídas em algum momento do processo.

Acompanhe o processo

Com sua estratégia em ação, não se esqueça de acompanhar tudo o que estiver acontecendo em relação à ela. Não é para ficar pressionando as pessoas envolvidas em sua execução, mas para analisar o andamento das ações e os resultados de cada etapa.

Reavalie quando necessário

Por fim, reavalie e faça as devidas alterações quando necessário. Ou seja, percebeu que os resultados não estão como o esperado? Analise as opções, inclua ou exclua ações de acordo com a situação e recomece o processo.

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Dica extra!

Nem sempre é tão fácil tomar as melhores decisões ou executar um plano de ação de forma eficaz. Se você está enfrentando alguma dificuldade nesse processo, pode ser uma excelente opção, solicitar o apoio de uma consultoria especializada, como a Travessa Educacional.

Quais erros devem ser evitados no processo de tomada de decisão?

Apesar de todas as dicas listadas anteriormente, vale ressaltar alguns erros que deverão ser evitados durante o processo, como:

  • colocar-se como ponto central da situação;
  • não conter a impulsividade;
  • ter pressa na tomada de decisão;
  • não avaliar todas as possibilidades; e em alguns casos
  • não procurar por ajuda profissional.

Eles acontecem, geralmente, quando não há o distanciamento adequado da situação ou a falta de preparação para a tomada de decisão em algum caso específico.

Quais ferramentas podem auxiliar na tomada de decisão?

Agora que já vimos algumas práticas e cuidados recomendados para uma tomada de decisão eficaz, vejamos algumas ferramentas que podem facilitar ainda mais esse processo, bem como é feita a sua aplicação.

Como as decisões podem ainda ter diferentes tipos de classificação: programada (repetitivas, rotineiras e pouco urgentes), não programada (eventuais e normalmente urgentes) e semi-programada (um misto das duas anteriores), a dica aqui é escolher as ferramentas de acordo com o objetivo específico de cada decisão.

Matriz 5W2H

De forma resumida, o 5W2H é uma espécie de checklist contendo 5 palavras iniciadas pela letra “W” e outras duas, pela letra “H”, determinando as atividades que precisam ser desenvolvidas, da forma mais clara e objetiva possível. Ele funciona como uma espécie de mapeamento destas atividades, estabelecendo:

  • What? (O quê?);
  • Why? (Por quê?);
  • Where? (Onde?);
  • When? (Quando?);
  • Who? (Quem?);
  • How? (Como?); e
  • How much? (Quanto?).

Essa é uma ferramenta amplamente utilizada no coaching e com excelentes resultados no mundo empresarial, mas que pode ser aplicada com sucesso nas escolas.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização de tarefas que ajuda na resolução de problemas. Ela funciona por meio de 3 critérios:

  1. gravidade: avalia o impacto ou a intensidade que o problema pode gerar caso não seja solucionado;
  2. urgência: está relacionada ao tempo necessário para resolver uma determinada situação; e a
  3. tendência: diz respeito a possibilidade de evolução dessa situação, indicando a rapidez com que o problema pode piorar com o tempo.

Assim como o 5W2H, a Matriz de priorização GUT também é muito utilizada nas empresas, com sucesso.

Mapas Mentais

Indicação frequente no ambiente escolar, os mapas mentais são mais que uma ferramente de auxílio aos estudos. Eles podem ajudar — e muito — o processo de tomada de decisão. Isso porque, organizam as ideias de forma clara, o que aumenta a produtividade e, também, estimulam a criatividade, o que pode facilitar novas ideias.

Matriz de perdas e ganhos

Uma das ferramentas mais aplicadas em empresas de todos os tamanhos, bem como pelos maiores coaches do mercado mundial, é a Matriz de perdas e ganhos. Sua base é orientada por 4 fatores:

  • o que se ganha ao fazer uma ação específica?
  • o que se perde ao fazer essa ação?
  • o que se ganha ao não fazer isso? e
  • o que se perde ao não fazer isso?

Com as respostas para essas 4 perguntas em mente, é possível orientar o processo de tomada de decisão com mais clareza.

Ciclo PDCA

Usado frequentemente em sistemas de gestão de qualidade, o PCDA, também denominado Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, consiste em um processo de melhoria contínua estruturado em quatro fases:

  1. Plan (planejamento);
  2. Do (execução);
  3. Check (análise); e
  4. Act (ação).

Entre seus resultados estão: a eficiência nos processos, redução de custos, otimização do tempo e maior engajamento dos colaboradores.

Método SMART

Uma das formas mais eficiente na criação de metas, o Método SMART, também funciona como uma espécie de checklist, assim como o 5W2H. No entanto, ela tem muitas diferenças de estruturação e suas especificações ficam por conta do acrônimo SMART, assim:

S de Specific, ou específica

Para que uma meta possa ser alcançada, ela precisa ser específica. Para isso, vamos utilizar a meta: aumentar o número de alunos como exemplo. A palavra “aumentar” não especifica quantidade, nem prazos. Dessa forma, seria necessário especificar um número para essa meta.

M de Measurable, ou mensurável

Uma meta para ser SMART também precisa ser mensurável, ou seja, precisamos conseguir medir os resultados das ações instituídas para que essa meta seja alcançada. Assim, como podemos avaliar se o exemplo de meta anterior está sendo atingido?

A de Attainable ou atingível

De nada adiante criar uma meta específica e mensurável de ela não puder de fato ser atingida. Para isso, analise sempre a viabilidade de uma meta a partir de informações precisas sobre o assunto, bem como se os envolvidos acreditam que essa meta possa ser realmente alcançada.

R de Relevant, ou relevante

Outro requisito para que uma meta seja considerada SMART, é se ela é relevante. Ou seja, quais serão os resultados obtidos com sua implementação? Eles mudarão positivamente os resultados da escola? Qual o impacto direto que essa alteração poderá proporcionar para a escola? Sempre leve essa questão em consideração antes de qualquer decisão.

T de Time based, ou temporal

Por último, nossa meta precisa ser temporal, ou seja, ter um prazo específico para sua realização, tanto para as etapas intermediárias, quanto para a sua finalização. De acordo com o exemplo que demos anteriormente, uma boa forma de estabelecer essa questão seria incluindo um prazo para se conquistar mais alunos para a instituição.

Dessa forma, uma boa meta SMART para esse exemplo, seria:

Aumentar em 25% o número de alunos do ensino fundamental até novembro desse ano, a partir de uma estratégia de captação de alunos estruturada pela equipe responsável, utilizando um programa de indicação para isso.

Independentemente de qual seja a ferramenta ou estratégia escolhida por você para a tomada de decisão, lembre-se de que ela não é o fim, nem tampouco, inflexível. É possível sempre reavaliar e melhorar seus processos de escolha.

Gostou do assunto e quer saber um pouco mais sobre como a tomada de decisões pode ser facilitada em sua escola? A TRAVESSA EDUCACIONAL, uma consultoria especializada em escola de alta performance, está pronta pra montar todas as estruturas necessárias, para que sua escola tenha os melhores resultados. Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar!