Além da qualidade de ensino, uma gestão escolar eficiente precisa se preocupar com questões mais burocráticas, como os documentos escolares relacionados aos alunos, aos professores e à administração. Assim, é muito importante que estejam bem organizados para que o andamento da rotina da instituição não seja prejudicado.

A grande quantidade de documentos exige pensar em formas eficientes de organização que facilitem o acesso a essas informações, quando necessário. Sabendo disso, trouxemos incríveis dicas para ajudar a sua escola nessa tarefa.

Continue lendo este texto e saiba como começar!

Quais são os principais documentos escolares?

É importante entender quais são os principais documentos gerados no âmbito escolar para planejar a organização. São eles:

  • registro de pagamento de mensalidade — importante para o controle de inadimplência, de cobranças e para saber o quanto está entrando mensalmente na instituição;
  • documentos de prestação de contas — envolvem os comprovantes de pagamentos de toda e qualquer movimentação;
  • documentos de matrícula — devem ser obtidos no ato da matrícula de cada aluno e incluem histórico escolar, foto, comprovante de residência e informações de contato dos responsáveis;
  • fichas dos alunos — são individuais e contam com dados como o histórico de cada estudante em instituições anteriores, o desempenho atual, informações de saúde como doenças crônicas e alergias, entre outras;
  • Projeto Político Pedagógico (PPP) que segue a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB) e deve conter, entre outras informações, o que será ensinado, a metodologia utilizada e os métodos de avaliação;
  • ata de reunião de pais — para saber o que foi discutido e quais são os principais pontos que precisam de revisão.

Como organizar esses documentos?

Depois de saber quais são os principais documentos escolares, venha descobrir como organizá-los de maneira eficiente!

Invista em tecnologia

A tecnologia pode ser grande aliada na organização da secretaria. Um bom exemplo disso são os softwares de gestão escolar. Esses sistemas permitem fazer upload de todos os documentos e acessá-los quando necessário. Também é possível gerar documentações como certificados, boletins, relatórios, entre outras. São programas úteis para o acesso rápido às informações dos estudantes.

Outra opção tecnológica interessante é o armazenamento de arquivos em nuvem. A partir da digitalização dos documentos, é possível organizá-los por categoria e salvá-los em um servidor próprio. Nesse caso, é importante buscar um serviço que trabalhe com segurança de informação para evitar que os dados sejam acessados por invasores.

Vale lembrar que ambas opções facilitam bastante a busca por informações, mas não substituem os documentos originais.

Utilize mobiliário adequado

Além de um espaço próprio, que pode ser a secretaria (se for grande o suficiente) ou uma sala próxima a ela, é preciso investir em móveis adequados ao arquivamento de documentos.

As principais opções são o armário-arquivo, o gaveteiro e a estante. Definir qual será utilizado dependerá do tipo de organização planejada, do espaço disponível para isso e da necessidade de visualização de pastas.

Existem móveis tradicionais de metal, mas se isso causar um problema na decoração do local, há opções com textura de madeira. O espaço onde será feita essa instalação deve ser bem arejado, livre de infiltrações, de umidade e de infestações de traça.

Aproveite acessórios organizadores

Seja qual for o seu método de organização, a separação de papéis é a premissa básica do arquivamento. Há vários acessórios que ajudam nessa tarefa, como as pastas sanfonadas, pastas-arquivo, arquivo-morto, caixas organizadoras, pastas suspensas de diversos formatos e materiais adequados às necessidades da instituição.

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Para identificar cada categoria, use etiquetas e tags que facilitem o arquivamento e a localização de um documento específico.

Crie métodos de organização

É importante sistematizar a organização dos documentos, criando métodos que facilitem o armazenamento e estabelecendo regras a serem respeitadas. Esses métodos dependem da necessidade de cada escola.

A triagem otimiza todo o processo porque a documentação que chega é separada previamente, evitando, assim, que algo seja enviado para uma categoria errada.

A separação por temas e tipos de documentos é uma boa forma de fazer a categorização. As cores também são recursos visuais que tornam o trabalho dos secretários menos suscetível a erros, seja nas pastas ou nas etiquetas.

Arquive os documentos na hora

É importante arquivar os documentos quando eles chegam à escola para evitar que muitos papéis se acumulem e que o tempo do trabalho aumente devido a isso.

Se houver um documento que não possa ser arquivado na hora pela necessidade de alguma ação, como a assinatura da direção, não deixe de resolver isso o quanto antes. Esse cuidado é essencial para evitar atraso no andamento e para que o papel não se perca.

Procure diminuir a papelada

Mesmo com a grande quantidade de papéis em um arquivo escolar, é possível diminuir um pouco o volume. Assim, vale a pena procurar entre os documentos guardados aqueles que podem ser descartados e os que podem sair do arquivo corrente.

É comum, por exemplo, que ex-alunos procurem a instituição para ter acesso a documentos como histórico escolar ou para obter a segunda via de outros, como certificado de conclusão de ciclo. Esses materiais, então, devem ser armazenados permanentemente.

Já o comprovante de matrícula, por exemplo, pode ser descartado depois de alguns anos. A inspeção frequente melhora a organização dos arquivos e diminui a quantidade de papéis inúteis.

Mantenha a organização

Depois de estabelecer as regras de arquivamento, é importante seguir aquilo que foi determinado para que a organização se mantenha. Isso vai desde a categorização de documentos até a cor das pastas.

Também é interessante que o processo organizatório seja feita por poucos funcionários, a fim de evitar a confusão de métodos. Mesmo que todos possam ter acesso à papelada, a manutenção deve ser de responsabilidade de uma equipe específica.

Pronto! Agora você sabe quais são os principais documentos escolares existentes e como organizá-los com eficiência. Lembre-se de que o arquivamento e a organização desses materiais é um processo constante que requer atenção e cuidado para evitar prejuízos à instituição.

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