A transferência escolar é um procedimento que permite ao estudante mudar de instituição no meio de um ano letivo ou ao final dele. Pode ser realizado em qualquer etapa do ensino e entre a rede pública e a privada. Apesar de ser um processo relativamente simples, pode ser ainda mais fácil e rápido quando a escola utiliza as ferramentas certas.

Além disso, é possível aproveitar a ocasião para descobrir valiosas informações. Por ser um contato direto com pais e responsáveis, pode revelar questões a serem potencializadas ou falhas que precisam ser corrigidas. Descubra mais a respeito e saiba como facilitar a transferência escolar neste post!

Digitalize documentos

A digitalização de documentos não é importante apenas para simplificar os processos de transferência escolar, mas também porque traz praticidade para o cotidiano da instituição como um todo.

Arquivos físicos se perdem, podem deteriorar com o tempo e ainda ocupam um espaço desnecessário quando existe a possibilidade de manter todas essas informações guardadas em um computador. Fora o tempo que a secretaria leva para encontrar um documento.

Imagine você, em pleno 2019, tendo que pedir para que o pai retorne em algumas horas ou dias para pegar o histórico escolar do filho, pois o colaborador responsável por essa tarefa precisará de todo esse tempo para realizá-la? Esse tipo de situação não cabe mais nos dias de hoje. Inclusive, esse pode ser um dos motivos da perda do estudante: a morosidade nos processos.

A digitalização mantém os arquivos centralizados em um local específico. A possibilidade de integrar essas informações e disponibilizá-las de maneira online permite que sejam acessadas de qualquer dispositivo. Inclusive, alguns documentos podem ser gerados pelos pais por meio do sistema da escola, o mesmo em que eles consultam notas e faltas.

Isso é possível graças à tecnologia dos sistemas de informação e o armazenamento em nuvem. Softwares de gestão escolar permitem que os responsáveis tenham mais autonomia na hora de solicitar alguns documentos e que a escola otimize a rotina e mantenha os dados em segurança.

Faça um planejamento

Seja qual for a mudança que será implementada nos processos administrativos da sua instituição, é imprescindível realizar um planejamento prévio para isso. Quando se trata do processo de matrícula e transferência escolar, o primeiro passo é avaliar quais pontos precisam ser melhorados.

As pesquisas de satisfação são ótimos instrumentos para fazer essa descoberta. Quem chega ou sai de uma escola o faz por um motivo. Averiguar a qualidade do atendimento durante esses processos traz algumas vantagens.

Para entender melhor, vamos a um exemplo prático: é comum que muitos pais solicitem a transferência escolar por conta do valor das mensalidades. Afinal, ninguém está livre de enfrentar uma dificuldade financeira. Nesse contexto, duas situações podem acontecer:

  • você está recebendo um novo estudante, pois a mensalidade da sua escola é acessível;
  • os pais estão levando o estudante para outra escola.

As duas situações, quando identificadas com antecedência, permitem que a instituição de ensino tome uma atitude positiva.

No primeiro caso, é possível descobrir outros motivos, além do financeiro, que fizeram a instituição ser escolhida e investir nesse diferencial. Já no segundo, é necessário buscar soluções que estejam ao alcance da escola, como oferecer um desconto ou negociação do valor pendente se houver inadimplência, aumentando a retenção.

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Após a conclusão desse processo, é hora de perguntar ao responsável como ele avalia o atendimento. Houve demora na entrega da documentação? O pedido de matrícula poderia ser feito de forma mais simples? A escola que vai receber o estudante realiza essa função com mais praticidade?

Depois de identificar as qualidades e os problemas da instituição, é hora de buscar por soluções que potencializem o que é bom e que corrijam as falhas. Prazos, metas e equipes responsáveis por cada etapa também devem integrar esse planejamento.

Automatize os contratos

Se a sua escola ainda não conta com um software especializado em gestão de instituições de ensino, está mais do que na hora de realizar esse investimento.

Um sistema especializado ajuda na automatização das matrículas, promovendo melhorias em todos os assuntos administrativos escolares. Veja o que um programa desse tipo pode fazer:

  • gerar e rescindir contratos automaticamente;
  • realizar cálculos automáticos de matrícula;
  • controlar o recebimento das mensalidades, gerando relatórios e comprovantes;
  • fornecer diversos relatórios, inclusive personalizados.

Todas essas funcionalidades contribuem para que os processos referentes à transferência escolar sejam realizados de forma mais ágil e mostram de que formas as informações podem ficar concentradas em um único local.

Informe antecipadamente o que é necessário

Nem só de informática vivem os processos de transferência escolar. Tanto para receber um estudante transferido como para liberá-lo para outra instituição, é necessário receber e emitir alguns documentos. Solicitá-los com antecedência é uma atitude básica para que o processo seja feito com rapidez.

Geralmente, matrícula e transferência precisam de:

  • declaração de matrícula e frequência;
  • declaração de transferência;
  • declaração de conclusão de ano ou série, caso a transferência seja solicitada ao final do ano letivo;
  • histórico escolar;
  • ficha individual para transferência com aproveitamento e assiduidade assinada.

Cada um desses documentos tem uma função, confira:

  • a declaração de matrícula e frequência comprova que o estudante está matriculado e frequentando a instituição;
  • a declaração de transferência cumpre a mesma função da declaração acima e do histórico escolar, no entanto, um documento não substitui o outro;
  • a declaração de conclusão atesta que o estudante concluiu o ano vigente, mas também não substitui o histórico escolar.

As fichas que devem ser entregues assinadas podem ser disponibilizadas online para que o responsável possa fazer a impressão, facilitando o processo. Os documentos necessários para a transferência escolar também podem ser disponibilizados no site da instituição.

Analise as falhas

Por fim, faça uma análise geral dos processos, com foco nas falhas:

  • se você já usa um sistema, verifique se ele está funcionando corretamente;
  • observe a equipe durante o atendimento;
  • veja se os processos são acessíveis para os pais e também para os colaboradores, avaliando se há dificuldades em entender o que é solicitado ou com o funcionamento do sistema;
  • faça um levantamento da quantidade de estudantes que estão pedindo transferência para outras escolas, iniciando uma investigação a respeito dos motivos.

Conforme essas questões forem levantadas, não deixe de conversar com a sua equipe. Trabalhar em conjunto na busca por soluções válidas é sempre a melhor forma de corrigir falhas, manter procedimentos atualizados e atender às demandas rapidamente, de maneira eficaz.

Quando a instituição adota as medidas sugeridas neste artigo, para facilitar os processos de transferência escolar, ela é beneficiada de várias formas. Os processos se tornam mais rápidos, o acúmulo de atividades é evitado e há uma economia significativa de tempo. De quebra, a escola ainda garante algumas ferramentas para ajudar na captação e na retenção de estudantes.

A rotina escolar também pode ser otimizada por meio de aplicativos. Saiba mais!