A inadimplência escolar é um dos maiores problemas que uma instituição educacional pode enfrentar. A partir do momento que as mensalidades deixam de ser pagas em dia, as finanças da entidade são fortemente afetadas.

De forma geral, a inadimplência escolar não é ocasionada pela má-fé dos devedores, mas, sim por problemas financeiros ou, até mesmo, por simples esquecimento ou falta de organização.

Nesse sentido, combater o problema é uma prioridade dentro da gestão do negócio. Sendo assim, é preciso começar com um diagnóstico situacional que vai ajudar a identificar qual é o motivo do alto índice de insolvência e o que pode ser feito reduzir o inconveniente.

Preparamos este artigo com o objetivo de auxiliá-lo na adoção de estratégias de redução da inadimplência dentro da sua instituição escolar. Quer saber como isso é possível? Continue a leitura e descubra!

Invista em um diálogo aberto

A primeira dica vai muito além de um método ou ferramenta direcionadas especificamente para a cobrança. Trata-se, na verdade, de uma mudança de comportamento em relação ao contato que é mantido com pais e alunos.

É importante que o gestor escolar invista em um diálogo aberto, que deve começar ainda durante a etapa de captação de alunos. Essa postura permite o fortalecimento da relação entre os envolvidos, o que facilita uma conversa caso venha a se identificar um problema com inadimplência.

Inclusive, um dos motivos da falta de pagamento das mensalidades pode estar diretamente relacionado com a falta de comunicação e diálogo entre o gestor escolar e os pais. Por isso, investir nesse comportamento é tão significativo.

A recomendação é que você deixe sempre claro para os pais que o objetivo da instituição é focar na garantia de educação do aluno, e que a escola está à disposição para negociar e buscar alternativas que atendam às necessidades dos pais em um momento de dificuldade financeira.

Essa comunicação eficiente permite que a instituição tenha controle do problema e encontre soluções mais personalizadas, tudo em acordo com as especificidades de cada aluno e de cada caso.

Comunicar significa conhecer e compreender com inteligência quais são as razões daquela inadimplência e o que pode ser feito para reduzir ou eliminar totalmente o problema.

Aposte no envio de lembretes de cobrança

Como já mencionamos, um dos motivos mais comuns da inadimplência escolar é o simples esquecimento. Uma excelente forma de resolver o problema é por meio do envio de lembretes de cobrança.

Eles podem ser feitos via e-mail, WhatsApp ou SMS, por exemplo. O importante é que você tenha habilidade para criar estratégias que reforcem a importância de efetuar o pagamento das mensalidades até a data do vencimento.

Informar os pais sobre vencimentos e cobranças de forma ágil e ativa ajuda a garantir que a situação seja resolvida de maneira mais rápida. Além disso, quanto mais tempo passa, maior será a incidência de juros, um fator que dificulta o pagamento das dívidas por parte dos devedores.

Estabeleça regras e procedimentos de cobrança

Essa dica está vinculada diretamente a uma estratégia de gestão e é extremamente importante no contexto da organização de uma instituição escolar.

É necessário que o gestor da escola estabeleça regras e processos para cobranças, não só em casos de inadimplência, mas, também, na rotina de gestão financeira.

Nesse sentido, a recomendação é que a escola detalhe, padronize e documente os procedimentos necessários para resolver os problemas relacionados aos atrasos e falta de pagamentos. Confira, a seguir, algumas práticas que podem ser adotadas:

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  • estabelecer o período mínimo e máximo para contato com o inadimplente após o vencimento da obrigação e quantos contatos serão realizados;

  • definir qual será o canal de comunicação utilizado — telefone, e-mail, comunicação escrita etc.;

  • estipular quais serão os critérios utilizados para renegociação e quais concessões poderão ser feitas para facilitar o cumprimento da obrigação;

  • indicar quais serão os colaboradores responsáveis pela cobrança. Nesse item vale destacar que você deve evitar que o contato seja mantido por profissionais que atuam no setor pedagógico e, inclusive, que já mantém contato com os pais para tratar de aspectos relacionados à educação;

  • definir qual será a tolerância máxima de atraso e quais serão as medidas extrajudiciais (ou judiciais) a serem adotadas após o decurso desse prazo.

​Definir com clareza quais serão as regras e procedimentos ajuda na organização da gestão e facilita o processo de contato mantido entre a entidade e os pais.

Renegocie dívidas antigas e ofereça boas condições de pagamento

​Quando a inadimplência é resultado de dificuldades financeiras, é necessário ser estratégico na adoção de medidas que visem solucionar o problema de forma mais eficiente.

Nesse caso, você tem consciência de que o devedor está passando por uma dificuldade e deve pensar em medidas que visem facilitar o pagamento das parcelas em atraso.

Uma excelente forma de fazer isso é oferecendo boas condições de pagamento, reduzindo o valor dos juros, da multa ou, até mesmo, estendendo o número de parcelas. Ainda, incluir o uso de pagamentos por meio de cartão de crédito e cheques pré-datados também pode ser uma solução interessante.

Além disso, durante a negociação é importante deixar claro para os pais que o processo de matrícula está atrelado ao pagamento das mensalidades em dia, e que a renegociação é importante para garantir a vaga do aluno para o ano seguinte.

Vale lembrar que toda essa comunicação deve ocorrer sempre levando em consideração o cuidado com o relacionamento mantido com os pais.

Prepare a sua equipe

Como já citamos, a cobrança não deve ser feita pelo mesmo profissional que trata de assuntos pedagógicos e educacionais, uma vez que os vínculos afetivos mantidos entre pais e professores deve ser preservado. Além disso, é imprescindível evitar que se crie uma situação de desconforto.

Sendo assim, além de direcionar uma equipe específica da administração para cuidar desses assuntos, é importante que esses profissionais estejam preparados e tenham o treinamento adequado, desenvolvendo habilidades que garantam a adoção de boas práticas no contato, na persistência e na gestão satisfatória dos inadimplentes.

Premie os bons pagadores

Essa é uma dica bem interessante para aquelas escolas que estão buscando soluções pró-ativas, visando reduzir o problema da inadimplência por meio de ações afirmativas.

Um excelente exemplo de ação que pode ser tomada é a criação de políticas de premiação para os bons pagadores. Por exemplo, os pais que pagarem as mensalidades em dia acumulam pontos, mês a mês.

Após acumular um número x de pontos os pais e/ou alunos podem trocá-los por benefícios no final do ano letivo. Esses prêmios podem ser descontos, materiais escolares, livros, uniformes, entre outros.

Essa medida ganha a função de incentivo, reduzindo o nível de inadimplência e motivando os pais a controlarem com mais atenção o pagamento das mensalidades em dia.

Aposte no uso da tecnologia

Por fim, a última dica representa uma prática que engloba tudo o que foi mencionado anteriormente, já que trata-se de uma solução decisiva na redução da inadimplência e que pode ser utilizada em diversas estratégias de gestão.

Hoje, o mercado oferece sistemas que garantem uma comunicação mais rápida e eficaz com os pais e responsáveis pelos alunos. Dessa forma, o gestor tem condições de agilizar as etapas e facilitar o acesso dos pais às informações.

Nessa seara, outra solução interessante são os aplicativos de celular que podem, inclusive, enviar notificações aos pais informando a data do vencimento das mensalidades e lembrando-os do pagamento antes de findar o prazo.

Além disso, um bom sistema de gestão pode ser extremamente útil na prevenção e no combate à inadimplência escolar.

Você busca a redução dos índices de inadimplência e o aperfeiçoamento da gestão da sua escola? Então entre em contato com a Travessa Educacional e descubra como podemos ajudar você!