Todo ano, a escola precisa se organizar de forma antecipada para o processo de matrícula escolar. O ingresso de novos estudante e a rematrícula dos que já fazem parte do quadro da instituição geram a necessidade de organização de documentos, cumprimento de prazos e uma série de outras exigências. Por isso, se o gestor escolar não investir em planejamento, pode ficar muito difícil evitar erros durante o processo.
Neste artigo, elencamos algumas boas práticas que vão contribuir para a organização e otimização do processo de matrícula escolar. Além de ajudar na gestão da instituição, você verá que elas são excelentes ferramentas para a captação e retenção de alunos. Quer saber mais? Então continue a leitura e descubra!
1. Invista em tecnologia
A tecnologia já faz parte da rotina das pessoas. Hoje, o uso de sistemas próprios dentro das instituições escolares contribui significativamente para a organização das rotinas de aula, do calendário letivo e do processo de planejamento da matrícula escolar.
Contar com um bom sistema vai auxiliar o gestor em todas as etapas, desde a criação do cronograma até o arquivamento de documentos dos estudantes. Por isso, a primeira dica é buscar alternativas de softwares que ofereçam um suporte qualificado para a organização dos processos de gestão.
2. Crie um cronograma de matrícula escolar
O cronograma de matrículas é que vai dar um norte para toda a organização dessa etapa. Sendo assim, o gestor deve ficar atento ao desenvolvimento de um cronograma que considere, por exemplo, um prazo mínimo de pelo menos 45 dias entre a divulgação das informações para pais e estudantes e a efetiva realização das matrículas.
Uma dica importante para o gestor é que ele deve se atentar para o fato de que os prazos de matrícula devem priorizar os estudantes que já estudam na instituição. Por isso, é recomendado que as rematrículas destes seja feita antecipadamente.
De forma geral, recomenda-se que as vagas para novos estudantes só sejam abertas após o decurso desse prazo de 45 dias. Dessa forma o gestor evita que aqueles que já fazem parte do quadro escolar corram o risco de ficar sem vagas.
Vale destacar que os responsáveis pelos estudantes devem ser avisados sobre o cronograma com antecedência, inclusive no que diz respeito à apresentação de documentos. O gestor deve considerar que os pais têm uma rotina agitada, por isso, quanto antes forem informados da rematrícula, menores são as chances de perderem os prazos estipulados no cronograma.
3. Atualize os contratos com antecedência
O contrato de prestação de serviços educacionais é o principal documento que rege a relação jurídica entre a instituição escolar e os pais. Por isso, o gestor deve considerar a eventual atualização de cláusulas e informações com o máximo de antecedência.
Dessa forma, se o gestor entender que há necessidade de qualquer atualização, é importante que isso seja feito com o máximo de antecedência.
Vale lembrar que alguns dados precisam ser alteradas anualmente, como a questão de datas e valores. Sendo assim, fique atento às modificações e revise todas as informações várias vezes antes de apresentar o documento para os pais.
4. Defina o número de vagas disponíveis
Outro aspecto importante e que precisa ser avaliado no processo de matrícula escolar é a questão das vagas. Sabemos que a prioridade são as vagas para rematrículas dos estudantes que já estão inseridos no ambiente escolar.
No entanto, além delas, é preciso elaborar uma estimativa de vagas disponíveis para novos estudantes. Elas podem ser feitas levando em consideração o número atual de matriculados, a média de alunos que devem ser rematriculados e a capacidade da instituição para receber novos estudantes.
Powered by Rock ConvertEstimar as vagas é uma parte importante da estratégia de gestão escolar, tendo em vista que a quantidade de vagas e de estudantes matriculados vai afetar todos os processos de planejamento organizacional, a começar pelo processo de captação.
É por isso que tais fatores devem ser considerados com antecedência, preparando a escola para lidar com eventuais problemas relacionados à evasão escolar, além de contribuir para o desenvolvimento de estratégias específicas, visando manter e captar novos estudantes para a instituição.
Se você é gestor e não sabe como estimar o número de rematrículas para o próximo ano, uma dica interessante é promover pesquisas informais de intenção de matrícula. Essas pesquisas podem ser realizadas no início do segundo semestre, período que a maioria dos pais já sabe se pretende manter os filhos na escola ou se planeja trocar de instituição.
5. Antecipe o planejamento financeiro da instituição
Juntamente ao planejamento e eventual alteração do contrato de prestação de serviços educacionais, está o planejamento financeiro da instituição. Anualmente, o preço dos serviços educacionais sofre um reajuste. Normalmente, ele acompanha a inflação, mas esse pode não ser o único fator a ser considerado.
Os valores cobrados a título de mensalidade devem ser calculados pelo gestor, considerando três aspectos principais: o número de estudantes matriculados, os gastos da instituição e o lucro desejado.
Assim, questões como a oferta de bolsas de estudos devem ser avaliadas, já que elas afetarão o preço dos serviços para os estudantes pagantes. São inúmeras questões que devem compor a estratégia financeira, que será baseada principalmente em projeções e estimativas.
Nesse contexto, é importante ressaltar que as condições de preço devem estar alinhadas com a legislação aplicável. Assim, os contratantes do serviço devem pagar por uma anuidade que poderá ser parcelada.
Na prática, grande parte das instituições faz um parcelamento de 13 vezes, sendo uma parcela referente às despesas de matrícula e as demais relativas à mensalidade. Vale destacar que a escola tem a liberdade para oferecer outros planos de pagamento aos pais, e isso pode ser planejado pelo setor financeiro e pelos gestores da instituição.
6. Organize toda a documentação
Por fim, a última dica está vinculada à administração das informações escolares. Todo o processo envolvendo a matrícula dos estudantes deve ser devidamente documentado e arquivado pelos gestores. Além de garantir um histórico escolar, isso vai trazer respaldo para a instituição caso haja qualquer reclamação ou questionamento por parte dos pais.
Esses documentos devem ser guardados por prazo indeterminado, já que, além dos eventuais questionamentos dos pais, eles também podem ser importantes em uma auditoria.
Para facilitar o trabalho, a dica é que a instituição digitalize os documentos escolares. Isso garantirá que eles se mantenham protegidos e bem armazenados, facilitando o acesso a qualquer momento. O uso de sistemas de arquivamento em nuvem pode reduzir a necessidade de espaço físico, além de contribuir para a proteção e segurança dos dados.
Como você pode ver, a organização da matrícula escolar envolve planejamento e ações que devem ser articuladas com antecedência. Estar atento aos aspectos financeiros, atualizações contratuais, provisionamento de vagas e elaboração do cronograma escolar contribuem para que a escola tenha resultados mais eficientes e alinhados com os seus objetivos.
Você quer melhorar o desempenho da sua escola em processos como o de gestão da matrícula escolar? Então entre em contato com a Travessa Educacional e descubra como podemos ajudar na gestão de documentos e procedimentos da sua instituição.